Röntgenbild einer erfolgreichen Digital-Workplace-Strategie für kleine und mittlere Unternehmen

Geprüft und aktualisiert im Oktober 2026.

Eine Digital-Workplace-Strategie ist mehr als eine Sammlung von Werkzeugen, mit denen Beschäftigte überall, auf jedem Gerät und zu jeder Zeit arbeiten können. In dieser Serie durchleuchten wir drei Organisationen unterschiedlicher Größe und zeigen, was ihre Strategie trägt. Teil eins beginnt mit einem kleinen Unternehmen.

Eine Digital-Workplace-Strategie ist der Plan, der festlegt, welche Werkzeuge, Plattformen, Dienste und Arbeitsweisen Beschäftigte auf welchen Geräten nutzen und wie die Sicherheit über all das durchgesetzt wird. Sie soll Arbeitserfahrung und Zusammenarbeit verbessern und damit Produktivität und Effizienz, ohne die Unternehmensdaten zu gefährden. Für kleine und mittlere Unternehmen bedeutet das meist Cloud-Produktivitätsdienste, eine einfache Geräteverwaltung und klare Regeln für private Geräte.

Warum brauchen Unternehmen eine Digital-Workplace-Strategie?

Die Pandemie hat Werkzeuge für das Arbeiten von zu Hause verbreitet, und hybrides Arbeiten ist geblieben. Jederzeit auf Daten und SaaS-Anwendungen zugreifen zu können, reicht allein aber nicht. Eine vollständige Strategie berücksichtigt auch die Geräte, die auf diese Daten zugreifen, die Sicherheitsrichtlinie für firmeneigene und private Geräte (COBO, COPE oder BYOD, siehe Warum das Besitzmodell zählt) und den Weg, auf dem Nutzer an die Daten kommen. Zugreifen sollen Beschäftigte nur von vertrauenswürdigen, abgesicherten, kompatiblen und freigegebenen Geräten, privat oder vom Unternehmen gestellt, und auf allen Geräten dieselbe Nutzererfahrung haben.

Neue Technologien bringen auch neue Herausforderungen für Sicherheit und Datenschutz. Der Plan muss deshalb zum Unternehmen und zu seinen Zielen für die digitale Transformation passen. Entscheidend ist ein Gleichgewicht, das Zusammenarbeit und den Austausch von Arbeitsdaten ermöglicht und sie dabei schützt.

Das Szenario

Unser Beispiel ist ein kleines Unternehmen mit einem zentralen Büro und einem Dutzend Beschäftigten vor Ort. Sie arbeiten hauptsächlich an firmeneigenen Desktop-Rechnern und nutzen bei Bedarf ihre privaten Mobilgeräte. Der Außendienst, der teils private, teils firmeneigene Geräte nutzt, braucht sensible Kundendaten in Echtzeit, um Abschlüsse zu machen. Außerdem werden unterschriebene Dokumente ausgetauscht, die anschließend sicher an zentraler Stelle abgelegt werden müssen.

Welche Herausforderungen muss ein kleines oder mittleres Unternehmen lösen?

• Zugriff von überall: Beschäftigte müssen von jedem Arbeitsort aus auf Dienste und Dokumente zugreifen können, gerade bei mobilem oder hybridem Arbeiten.
• Private Geräte: Viele kleine und mittlere Unternehmen können nicht allen Beschäftigten ein abgesichertes Firmengerät stellen. Beim sicheren Zugriff auf Unternehmensdaten sind manche deshalb auf sich allein gestellt.
• Nicht freigegebene Software: Sensible Kundendaten dürfen nicht über nicht freigegebene Apps laufen.
• Ablage: Arbeitsdaten gehören zentral und sicher gespeichert, mit einer Geräteverwaltung für firmeneigene Geräte. Ohne zentrale Infrastruktur landen Daten manchmal lokal auf Mobilgeräten, und das ist nicht ideal.

Wie lassen sich diese Herausforderungen lösen?

Eine Cloud-Produktivitätssuite wählen

Am einfachsten erhalten Beschäftigte die nötigen Dienste auf jedem Gerät, ohne dass eine eigene Infrastruktur entstehen muss, über eine Cloud-Suite wie Microsoft 365 oder Google Workspace. Welche passt, hängt von Unternehmensgröße, benötigten Diensten, vorhandenem IT-Personal und natürlich vom Budget ab. Beide bieten geschäftliche E-Mail, Instant Messaging, Werkzeuge für die Zusammenarbeit und mehr. Bei der Entscheidung hilft unser Vergleich Cloud-Lösungen: Microsoft 365 oder Google Workspace.

Faire Regeln für private Geräte aufstellen

Auf firmeneigenen Geräten, die per Mobile Device Management (MDM) verwaltet werden, lässt sich nicht freigegebene Software leicht verhindern. Auf privaten Geräten ist das schwieriger, weil das Unternehmen je nach Ausgestaltung des BYOD-Programms kaum oder gar keine Kontrolle hat. Beschäftigte zu verpflichten, ihr eigenes Gerät zu nutzen und von der IT verwalten zu lassen, ohne Vertrag, Wartung oder Ersatz zu bezahlen, funktioniert nicht. Ihnen den Zugriff freiwillig, bequem und unter wenigen Grundregeln zu ermöglichen, hat deutlich bessere Erfolgsaussichten.

Die nötigen Apps bereitstellen

Geben Sie den Beschäftigten zuerst die Apps, die sie für ihre Arbeit brauchen. So werden sensible Geschäftsdaten möglichst sicher behandelt, und die Lösung bleibt bequem genug, um angenommen zu werden. Die Grundversorgung beginnt mit dienstlicher E-Mail und reicht über Online-Dateiablage bis zu Instant Messaging, jeweils mit eigener App. E-Mail ist am leichtesten einzuführen, weil die meisten gängige Apps wie Gmail und Outlook bereits kennen.

Auch die Kommunikation unter Kollegen und mit Partnern und Kunden braucht Schutz, ebenso der Austausch sensibler Dokumente. Das ist schwieriger, weil die meisten an kostenlose Verbraucher-Apps wie WhatsApp gewöhnt sind und ungern noch eine App für „dasselbe“ nutzen. Google und Microsoft bieten beide einfach zu bedienende Messenger, die sich in ihre übrigen Dienste einfügen. Das erleichtert die Einführung. Ein Dokument zu teilen, muss so einfach wie möglich und trotzdem sicher sein, sonst wird es nicht genutzt.

Daten zentral halten, nicht auf dem Gerät

Am Desktop speichern Beschäftigte Daten oft lokal, auf einer externen Festplatte oder einem USB-Stick. Das kann ungewollt zu Datenabfluss führen. Mit beiden Suiten können Beschäftigte Dokumente von ihren Geräten aus in einer zentralen, sicheren Ablage aufrufen, speichern, teilen und synchronisieren, verbunden mit den E-Mail- und Messaging-Apps.

Ziel ist, möglichst keine Dokumente auf Mobilgeräten zu speichern. Wo Daten doch auf dem Gerät liegen (Data at Rest), müssen sie verschlüsselt sein, und der Zugriff über Business-Apps sollte geschützt sein, etwa per Biometrie. Mit App-Schutzrichtlinien in Microsoft Intune lässt sich das für Microsoft-365-Apps auch auf privaten Geräten durchsetzen, die nicht enrollt sind.

Firmeneigene Tablets verwalten

Für die firmeneigenen Tablets des Außendiensts ist eine einfache Fernverwaltung dringend zu empfehlen. So lässt sich ein verlorenes oder gestohlenes Gerät sperren oder löschen und orten, soweit Ihre Datenschutzregeln und das geltende Recht es erlauben. Microsoft 365 Business Premium, ausgelegt für Unternehmen mit bis zu 300 Nutzern, enthält eine Geräteverwaltung für Windows, Mac, iOS und Android und reicht für dieses Szenario völlig aus. Google Workspace bietet mit der Google-Endpunktverwaltung vergleichbare Funktionen. Kaufen Sie Geräte über Ihren Mobilfunkanbieter, fragen Sie, ob er cloudbasiertes MDM als Abonnement zusammen mit Sprach- und Datentarif anbietet.

Warum Schulung über die Akzeptanz entscheidet

Eine Digital-Workplace-Strategie ist nur so gut wie ihre Akzeptanz, und Akzeptanz braucht Verständnis und Engagement. Beides entsteht durch Schulung. Beschäftigte müssen die Sicherheitsrisiken und ihre eigene Verantwortung beim Umgang mit sensiblen Kunden- und Geschäftsdaten kennen und wissen, wie sie die richtigen Werkzeuge nutzen. Hören Sie sich ihre Bedenken und Bedürfnisse an und bauen Sie sie in Ihre Richtlinien ein, statt gegen sie zu arbeiten. Das Gleichgewicht zwischen Sicherheit und Bedienbarkeit macht den digitalen Arbeitsplatz erfolgreich.

Wie sich das Bild mit einigen Hundert Beschäftigten und mehreren Standorten verändert, zeigt Teil zwei, Röntgenbild einer erfolgreichen Digital-Workplace-Strategie für Großunternehmen. Teil drei behandelt den internationalen Konzern.

Häufige Fragen

Was ist eine Digital-Workplace-Strategie?

Sie ist der Plan, der festlegt, welche Werkzeuge, Plattformen, Dienste und Arbeitsweisen Beschäftigte auf welchen Geräten nutzen und wie die Sicherheit dabei durchgesetzt wird. Ziel sind bessere Zusammenarbeit und Produktivität, ohne die Unternehmensdaten zu gefährden.

Braucht ein kleines Unternehmen MDM oder UEM?

Für firmeneigene Mobilgeräte ist zumindest eine einfache Fernverwaltung dringend zu empfehlen, damit verlorene oder gestohlene Geräte gesperrt oder gelöscht werden können. Kleine Unternehmen erhalten sie oft über ihre Produktivitätssuite, etwa mit Microsoft 365 Business Premium oder der Google-Endpunktverwaltung.

Microsoft 365 oder Google Workspace für kleine und mittlere Unternehmen?

Beide decken E-Mail, Messaging, Dateiablage und Zusammenarbeit ab. Die Wahl hängt von Unternehmensgröße, benötigten Diensten, verfügbarem IT-Personal und Budget ab. Unser Vergleich der beiden Suiten zeigt die Unterschiede.

Wie lassen sich Unternehmensdaten auf privaten Geräten schützen?

Halten Sie die Daten in der Cloud statt auf dem Gerät und schützen Sie die Business-Apps selbst. App-Schutzrichtlinien können für dienstliche Apps Verschlüsselung und PIN oder Biometrie verlangen und das Kopieren von Daten in private Apps unterbinden, auch wenn das Gerät nicht enrollt ist.

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